Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

c.  Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d.  Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

d.  Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam :

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.

Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.
2. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.
3. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.

f. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

g.  Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

1.  Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas

2.  Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas

3.   Stapler besar mampu sampai 20 lembar

 h. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

i. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

k. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.

l.  Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.

m. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu kendali yang memiliki jatuh tempo.

n.  Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

o.   Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.

p.    Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain

Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

•  Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:

1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks

• Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5

• Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.

        Adapun gunanya :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :

1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.

•  Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
• Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

      2. Sitem geografis

              yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

      3. Sistem Kronologis

             sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

       4. Sistem Nomor

            Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

       5. Sistem Sybyek

          Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.

MATERI KEARSIPAN KELAS X SMK

Animasi Blog

MATERI KEARSIPAN KELAS X SMK

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

menangani surat masuk sistem buku agenda

SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :

a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi

b.      Petugas Kantor Pos

c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :

a.       Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah  :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.